Muhasebe Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Muhasebe yazılımı, bir kez seçip yıllarca kullandığınız araçlardandır. Yanlış seçim yalnızca para kaybı değil, veri göçü zahmeti ve ekip direnci anlamına gelir. Karar vermeden önce şu 12 soruyu sorun.
1. Gerçek toplam maliyet ne?
Listedeki aylık fiyat başlangıç noktasıdır. Hesaba katın:
- Kullanıcı başına ek ücret
- Modül / eklenti bedelleri
- Kurulum ve eğitim ücreti
- Şube, depo, firma sayısı ek ücretleri
- Yıllık zam
İpucu: Satıcıdan "3 kullanıcı + e-İrsaliye + gelişmiş rapor ile 12 aylık toplam ne kadar?" diye yazılı bir teklif isteyin. Rakam çoğu zaman şaşırtır.
2. Kullanıcı sayısı nasıl fiyatlanıyor?
Ekibiniz büyüdükçe maliyetiniz doğrusal artıyorsa, büyümenizi cezalandıran bir sözleşme imzalıyorsunuz demektir. Sınırsız kullanıcı sunan çözümler uzun vadede çok daha öngörülebilirdir.
3. Zam politikası yazılı mı?
Bu soruyu sorduğunuzda net bir cevap alamıyorsanız, bu bir kırmızı bayraktır. İyi bir sağlayıcı zam sıklığını ve oranın neye bağlı olduğunu yazılı olarak paylaşır.
Örneğin Saypol'un taahhüdü şudur:
Fiyat Taahhüdümüz: Saypol olarak, fiyatlarımızı yılda yalnızca bir kez ve TÜİK tarafından açıklanan yıllık TÜFE oranında güncelliyoruz. Sürpriz zamlar, gizli ücretler yoktur. Bugün ödediğiniz fiyat, yıl boyunca değişmez.
4. Verilerinizi kolayca dışa aktarabiliyor musunuz?
Bir yazılımdan çıkamıyorsanız, o yazılıma mahkumsunuz demektir. Kontrol edin:
- Cari, ürün, fatura listeleri Excel/CSV olarak indirilebiliyor mu?
- Fatura PDF'leri toplu indirilebiliyor mu?
- Dışa aktarma ek ücretli mi?
5. e-Dönüşüm tarafı nasıl kurgulanmış?
- e-Fatura entegrasyonu dahil mi, ek ücretli mi?
- Kontörü kimden alıyorsunuz — yazılım firmasından mı, entegratörden mi?
- Entegratör değiştirebiliyor musunuz?
Kontörü doğrudan entegratörden aldığınız modeller genellikle daha ucuzdur ve sizi kilitlemez.
6. Ücretsiz deneme mi, ücretsiz paket mi?
Bu ikisi aynı şey değildir:
- Ücretsiz deneme: 14–30 gün sonra kilitlenir, kredi kartı ister.
- Ücretsiz paket: Süresizdir, kart istemez, sınırlara kadar kullanırsınız.
Gerçek bir ücretsiz paket, yazılımı baskı altında kalmadan değerlendirmenizi sağlar.
7. Mobil kullanım gerçekten çalışıyor mu?
"Mobil uyumlu" ifadesi bazen yalnızca sayfanın küçüldüğü anlamına gelir. Telefondan deneyin: fatura kesebiliyor musunuz, tahsilat girebiliyor musunuz, cari bakiyesini görebiliyor musunuz?
8. Mali müşavirinizle uyumlu mu?
Muhasebecinize sorun: hangi formatta veri istiyor? Yazılım o formatta dışa aktarım yapabiliyor mu? Muhasebeciye ayrı kullanıcı açabiliyor musunuz (ve bu ek ücretli mi)?
9. Destek nasıl veriliyor?
- Yanıt süresi ne kadar?
- Telefon, WhatsApp, e-posta hangileri var?
- Destek ek ücretli bir "öncelikli paket" mi?
10. Yedekleme ve güvenlik
- Veriler nerede tutuluyor?
- Otomatik yedek alınıyor mu, sıklığı ne?
- Kullanıcı yetkilendirmesi var mı (kim neyi görebilir)?
- İşlem geçmişi/denetim kaydı tutuluyor mu?
11. Ölçeklenme senaryonuz karşılanıyor mu?
Bugün 1 depo, 1 şubeniz olabilir. 2 yıl sonra?
- Çoklu depo / şube desteği var mı?
- Pazaryeri veya e-ticaret satışına geçerseniz entegrasyon var mı?
- Personel alırsanız bordro modülü var mı?
Bunlar sonradan ayrı ayrı satın alınıyorsa maliyetiniz katlanır.
12. Kurulum ve öğrenme süresi
Ekibinizin yazılımı öğrenmesi haftalar sürüyorsa, o süre de bir maliyettir. İyi bir ön muhasebe yazılımında ilk faturanızı ilk gün kesebilmelisiniz.
Kırmızı bayraklar
- Fiyat sayfası yok, "teklif alın" deniyor.
- Zam politikası hakkında net bilgi verilmiyor.
- Sözleşme süresi 12 ay ve erken çıkışta ceza var.
- Veri dışa aktarma ücretli veya kısıtlı.
- Ücretsiz sürüm fatura kesmeye izin vermiyor.
- Demo hesabı verilmiyor.
Saypol bu 12 soruya nasıl cevap veriyor?
| Soru | Saypol |
|---|---|
| Toplam maliyet | Ücretsiz 0 ₺ / Premium 489 ₺ ay — başka kalem yok |
| Kullanıcı ücreti | Premium'da sınırsız kullanıcı, ek ücret yok |
| Zam politikası | Yazılı: yılda bir kez, TÜFE oranında |
| Veri dışa aktarma | Premium'da dahil, Excel/CSV |
| e-Fatura | Entegrasyon dahil, kontör kendi entegratörünüzden |
| Ücretsiz paket | Süresiz, kart istemez |
| Mobil | Tam mobil uyumlu panel |
| Destek | Premium'da öncelikli destek |
| Yedekleme | Otomatik yedekleme |
| Ölçeklenme | Çoklu şube/depo, pazaryeri, bordro dahil |
| Kurulum | Dakikalar içinde, indirme yok |
| Sözleşme | Taahhüt yok, istediğiniz zaman iptal |
Kendiniz görmek isterseniz ücretsiz pakette hiçbir ödeme yapmadan test edebilirsiniz.
